Apakah selama ini Anda masih melakukan pencatatan laporan keuangan secara manual? Seperti misalnya menggunakan buku dan pulpen untuk mencatat seluruh laporan keuangan bisnis Anda? Jika kondisi tersebut masih Anda alami, maka sudah saatnya bagi Anda untuk kembali menilai dan memastikan apakah sistem yang Anda gunakan sudah tepat bagi keuangan usaha Anda.
Faktanya, saat ini banyak perusahaan yang telah meninggalkan sistem pencatatan secara tradisional tersebut. Hal ini dikarenakan sistem pencatatan laporan keuangan secara manual memiliki beberapa kelemahan yang berbahaya bagi keamanan data Anda, diantaranya sebagai berikut.1. Membutuhkan Biaya Besar
Resiko menggunakan sistem pencatatan manual tentu Anda harus menggaji seorang accounting untuk menyelesaikan tugas pembukuan Anda. Belum lagi biaya auditor yang harus memeriksa laporan keuangan Anda. Jika terjadi kesalahan akibat human error, maka Anda harus membuat ulang laporan keuangan tersebut. Ingatlah bahwa semua proses tersebut memakan waktu lama karena membutuhkan tingkat akurasi yang tinggi.
2. Kesulitan Akses
Salah satu kelemahan sistem pencatatan laporan keuangan manual adalah sulit untuk diakses. Sebagai pebisnis, Anda perlu mengetahui dan meng-update aktivitas keuangan usaha Anda. Di sisi lain, data keuangan perusahaan merupakan hal yang penting dan sangat dijaga kerahasiaannya. Namun, ketika Anda sedang berbisnis di tempat lain, kesulitan mendapatkan informasi yang diperlukan akan berakibat fatal pada bisnis Anda.
3. Tingkat Pengawasan yang Relatif Rendah
Anda akan sulit mengawasi arus keuangan perusahaan jika menggunakan sistem pencatatan secara tradisional. Data keuangan atau pembukuan perusahaan hanya dipegang oleh satu orang atau satu departemen sehingga Anda akan kesulitan untuk mengendalikan keuangan perusahaan. Akibat paling fatal adalah munculnya pelaku kecurangan atau fraud dalam perusahaan tanpa Anda sadari. Kecurangan ini dapat berbentuk penyalahgunaan asset perusahaan, mengubah laporan keuangan demi keuntungan pribadi, atau bisa juga korupsi. Karena tingkat pengawasannya rendah, tanpa Anda sadari pegawai Anda sedang menggerogoti uang Anda.
4. Resiko Kehilangan Data
Ketika memutuskan menggunakan sistem akuntansi tradisional, secara tidak langsung Anda sedang mempertaruhkan data perusahaan Anda. Resiko kehilangan atau kerusakan data karena kecelakaan kecil akibat aktivitas sehari-hari lebih besar dibandingkan dengan perbuatan disengaja seperti pencurian data. Minuman yang tumpah di atas laporan atau data penting yang tidak sengaja dibuang merupakan contoh aktivitas kecil tetapi berdampak besar pada perusahaan. Bahkan Anda juga bisa kehilangan investor atau pelanggan karena resiko kehilangan data.
Ternyata sulit bukan untuk menjaga keamanan data Anda? Namun sulit bukan berarti tidak dapat dilakukan. Sebab, saat ini telah muncul sistem akuntansi berbasis internet yang dikenal dengan istilah cloud accounting. Dengan sistem akuntansi cloud, Anda dapat menyimpan data Anda secara online sehingga resiko kehilangan data bisa diminimalisir. Data dapat diakses dengan mudah kapan pun Anda memerlukannya.
Tidak hanya itu saja, karena bersifat online maka Anda dapat mengundang orang-orang kepercayaan Anda untuk mengoperasikannya. Dengan demikian, Anda dapat mengawasi pekerjaan mereka sekaligus mengontrol kondisi keuangan usaha Anda.
Lalu, bagaimana dengan biayanya? Pada dasarnya biaya operasional akuntansi cloud relatif lebih murah dibandingkan dengan sistem akuntansi tradisional yang mewajibkan Anda untuk menggaji seorang accounting. Umumnya, para pelaku usaha cukup membayar biaya operasional per bulan dan Anda dapat membuat laporan keuangan secara instan.
Salah satu perusahaan di Indonesia yang menyediakan platform akuntansi online berbasis komputasi cloud adalah Jurnal.id. Dengan platform tersebut Anda dapat mengakses laporan keuangan Anda dimana pun dan kapan pun Anda berada. Mengingat data keuangan perusahaan merupakan salah satu penentu bagi perkembangan bisnis Anda, karena itu berhati-hatilah dalam pengelolaannya.
